第01版 |
第02版 |
第03版 |
第04版 |
第05版 |
第06版 |
第07版 |
第08版 |
第10版 |
第11版 |
第12版 |
第13版 |
第14版 |
第15版 |
第16版 |
|
||||
|
||||
|
■ 本報(bào)記者 王勇 “不需要它時(shí)看不出來(lái)有什么用，需要時(shí)就萬(wàn)分重要?！睂?duì)于公益組織來(lái)說(shuō)，檔案就扮演著這樣的角色。無(wú)論是項(xiàng)目執(zhí)行、年報(bào)、評(píng)估，還是機(jī)構(gòu)建設(shè)、信息公開(kāi)等，都離不開(kāi)檔案。 由于檔案意識(shí)不到位，檔案價(jià)值的隱蔽性、長(zhǎng)期性，檔案工作的相對(duì)獨(dú)立性等多個(gè)原因，大多數(shù)公益組織的檔案管理工作還處于沒(méi)有專門(mén)制度、專人負(fù)責(zé)、專柜存放等狀態(tài)，更談不上檔案管理信息化。 對(duì)于一家希望能夠長(zhǎng)期發(fā)展的公益組織，檔案工作不做好是不可能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的。那么，如何才能做好檔案管理工作，公益組織收集檔案有哪些要求，檔案又應(yīng)該發(fā)揮怎樣的作用？ 11月22日，在由中國(guó)基金會(huì)發(fā)展論壇和內(nèi)蒙古老牛慈善基金會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“老?；饡?huì)”）聯(lián)合舉辦的“檔案：見(jiàn)證公益，助力發(fā)展”分享會(huì)上，來(lái)自檔案管理部門(mén)、基金會(huì)、行業(yè)組織的代表對(duì)此進(jìn)行了回應(yīng)與交流。 分享會(huì)上還發(fā)布了基金會(huì)檔案管理方面的實(shí)務(wù)手冊(cè)——《基金會(huì)檔案實(shí)務(wù)百問(wèn)》。手冊(cè)除了介紹檔案工作相關(guān)概念、管理環(huán)節(jié)和參考標(biāo)準(zhǔn)外，還專門(mén)就檔案信息安全、檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)和家族慈善檔案管理三個(gè)方面進(jìn)行重點(diǎn)介紹。 檔案是機(jī)構(gòu)發(fā)展的助推器 一般來(lái)說(shuō)，公益組織的各項(xiàng)工作結(jié)束以后才會(huì)進(jìn)行資料歸檔，檔案工作似乎與其他工作的成效之間沒(méi)有什么關(guān)系。 但實(shí)際上，“檔案工作是機(jī)構(gòu)發(fā)展的助推器?！崩吓；饡?huì)高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理龐曉媛表示：“檔案工作與項(xiàng)目、財(cái)務(wù)、法務(wù)、品牌、人事、行政等多項(xiàng)業(yè)務(wù)工作都相互關(guān)聯(lián)，動(dòng)態(tài)地為這些工作提供支持?！?/p> 對(duì)于這一點(diǎn)，曾經(jīng)負(fù)責(zé)在北京春苗慈善基金會(huì)工作的羅璇深有感觸：“春苗的第一筆大額捐贈(zèng)就是檔案帶來(lái)的?！?/p> 據(jù)羅璇介紹，春苗基金會(huì)曾經(jīng)用一位捐贈(zèng)人捐贈(zèng)的50萬(wàn)元救助了23個(gè)孩子。對(duì)于救助的每一個(gè)孩子，基金會(huì)都留下了詳實(shí)的救助檔案。 “每一個(gè)孩子的檔案都在60頁(yè)以上，當(dāng)我把這23個(gè)孩子的所有檔案拿給捐贈(zèng)人時(shí)，他震驚了?！绷_璇表示，在提交了檔案之后基金會(huì)工作人員向他詢問(wèn)了捐贈(zèng)意向。第二年他就追加捐贈(zèng)了200多萬(wàn)元。 詳實(shí)的檔案就是業(yè)務(wù)成果的成績(jī)單，有了這份成績(jī)單，公益組織才能理直氣壯地面對(duì)捐贈(zèng)人、受益人、監(jiān)管部門(mén)和社會(huì)大眾。 除此之外，“檔案還是信息資產(chǎn)的托管所。公益組織所有活動(dòng)的本質(zhì)實(shí)際上是將資金這個(gè)顯性資產(chǎn)不斷轉(zhuǎn)化為信息這一無(wú)形資產(chǎn)的置換過(guò)程?！饼嫊枣聫?qiáng)調(diào)，檔案還是維權(quán)避險(xiǎn)的防火墻，歷史記憶的存儲(chǔ)器。 從長(zhǎng)時(shí)段來(lái)看，機(jī)構(gòu)的發(fā)展傳承更是離不開(kāi)檔案。“在公益機(jī)構(gòu)里面有一個(gè)非常普遍的現(xiàn)象，流動(dòng)性很大，每當(dāng)人員變動(dòng)的時(shí)候，檔案必然有流失。”羅璇表示。 沒(méi)有完善的檔案管理，對(duì)新員工不僅意味著難以了解機(jī)構(gòu)熟悉環(huán)境，更是會(huì)直接帶來(lái)工作上的困境。 從一張紙到一個(gè)檔案館 檔案的重要性毋庸置疑，那么檔案工作是不是很難做呢？其實(shí)并不是，只要有檔案意識(shí)，公益組織的工作人員隨時(shí)都可以進(jìn)行檔案工作。 2019年是老牛基金會(huì)成立的第15年，但老?；饡?huì)收藏的第一份檔案卻是16年前關(guān)于老牛基金會(huì)創(chuàng)始人關(guān)于捐股成立基金會(huì)的備忘錄。 2003年6月，時(shí)任蒙牛集團(tuán)董事長(zhǎng)、總裁牛根生，黨委書(shū)記盧俊，副總裁、董事會(huì)秘書(shū)雷永勝，以及金杜律師事務(wù)所合伙人楊育紅律師共同討論蒙牛集團(tuán)上市相關(guān)問(wèn)題期間，牛根生提出：希望公司上市后將其持有蒙牛公司的全部股份捐贈(zèng)出來(lái)，通過(guò)合法的方式和途徑回饋社會(huì)。 就是這份備忘錄，記錄了老?；饡?huì)誕生最初的源頭。老牛基金會(huì)人事檔案部負(fù)責(zé)人任麗娟強(qiáng)調(diào)：“其實(shí)從身邊當(dāng)下做起就可以，積累到以后，回頭看的時(shí)候，才會(huì)覺(jué)得它很重要。” “我們每個(gè)人每個(gè)機(jī)構(gòu)在記錄這些東西的時(shí)候，有可能不經(jīng)意間就進(jìn)入了歷史，從這個(gè)意義上，檔案工作的價(jià)值上就升華了?！睆V東省和的慈善基金會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)、韶關(guān)市鄉(xiāng)村振興公益基金會(huì)理事長(zhǎng)汪躍云表示，“要有一些長(zhǎng)期主義的視角去看待這個(gè)事情。” 正是因?yàn)檫@種檔案意識(shí)，使老?；饡?huì)格外重視檔案管理工作。牛根生對(duì)檔案工作，曾表示“二指寬的紙片兒會(huì)說(shuō)話”，并提出將“天天要檔案，人人有檔案”的檔案收集意識(shí)和管理理念貫徹到每項(xiàng)具體工作中。 經(jīng)過(guò)多年的建設(shè)，老?；饡?huì)檔案室已收錄過(guò)萬(wàn)件紙質(zhì)文檔；先后通過(guò)了內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案工作一級(jí)測(cè)評(píng)，入圍了《呼和浩特市志·檔案志》收錄范圍。在此基礎(chǔ)上，基金會(huì)還開(kāi)發(fā)了專門(mén)的檔案信息系統(tǒng)。 檔案管理的“訣竅” 隨著公益行業(yè)的發(fā)展，越來(lái)越多的公益機(jī)構(gòu)認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。但是認(rèn)識(shí)不等于做到，檔案管理究竟該如何做呢？ “我們是以解決現(xiàn)實(shí)工作的需要為出發(fā)點(diǎn)，以完成各種審核檢查任務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，來(lái)收集和管理檔案工作，主要是我們的行政人員在負(fù)責(zé)?！睆V東省綠芽鄉(xiāng)村婦女發(fā)展基金會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)鄒偉全表示。 針對(duì)社會(huì)組織的評(píng)估檢查都是有規(guī)范的，不需要另外去做自己的規(guī)范?！皩?duì)于在經(jīng)濟(jì)上或人力上沒(méi)有辦法太好去做檔案工作的機(jī)構(gòu)，我覺(jué)得這兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)抓住應(yīng)該還是可以的?！编u偉全表示。 如果要進(jìn)一步完善檔案工作該如何做呢？ 內(nèi)蒙古師范大學(xué)客座教授、檔案局專家胡文亮為公益組織指出了一條路徑，他說(shuō)：“你可以直接找所在地的檔案管理部門(mén)聯(lián)系，他們有為轄區(qū)各單位提供檔案指導(dǎo)、服務(wù)的職能。檔案管理部門(mén)會(huì)了解你們單位的實(shí)際情況、工作流程，結(jié)合國(guó)家的規(guī)范，跟你們共同制定一套你們單位的檔案管理方法?！?/p> 老牛基金會(huì)在進(jìn)行檔案管理時(shí)就得到了呼和浩特市檔案局的重點(diǎn)指導(dǎo)。 在制定完善的檔案管理流程和工作標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，確保具體檔案管理工作從第一步開(kāi)始就以專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求進(jìn)行開(kāi)展。 更重要的是，公益組織應(yīng)貫徹全程管理理念。“加強(qiáng)檔案工作與組織內(nèi)其他工作的良性互動(dòng)，將檔案收集、移交工作納入各項(xiàng)工作具體流程管控中，實(shí)現(xiàn)時(shí)時(shí)歸檔，而不是被動(dòng)地接收滯后信息?！饼嫊枣卤硎?。 讓公益檔案活起來(lái) 檔案工作對(duì)于公益機(jī)構(gòu)很重要，對(duì)公益行業(yè)同樣重要。“社會(huì)對(duì)我們這個(gè)行業(yè)了解比較少，認(rèn)同比較少，如果沒(méi)有資料，沒(méi)有研究，沒(méi)有這些公共資產(chǎn)，大家更難去了解我們?！敝袊?guó)基金會(huì)發(fā)展論壇秘書(shū)長(zhǎng)呂全斌表示。 因此，在機(jī)構(gòu)加強(qiáng)自身檔案工作的同時(shí)，有必要讓這些檔案活起來(lái)，從而發(fā)揮更大的作用?！耙粋€(gè)行業(yè)的資料存好了，我們究竟要怎么去用，怎么讓它發(fā)揮更大的價(jià)值？這一塊其實(shí)對(duì)我們行業(yè)整體來(lái)說(shuō)是一個(gè)非常大的考驗(yàn)。”任麗娟表示。 鄒偉全認(rèn)為：“我們不能把這些東西都關(guān)在自己的屋子里面，我們希望它是可以分享的。不限于行業(yè)內(nèi)的人去做，我們是要開(kāi)放給公眾，也要開(kāi)放給民間的或者是學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的研究者去把它運(yùn)用起來(lái)?！?/p> 在這方面，洛克菲勒基金會(huì)的檔案中心已經(jīng)做出了令人矚目的成就，他們不僅管理洛克菲勒基金會(huì)的檔案，還為其他的公益組織提供檔案管理服務(wù)。截至目前，其已經(jīng)管理了超過(guò)1.17億頁(yè)的文檔、90萬(wàn)張照片、1.8萬(wàn)卷縮微膠卷、6000部影片的檔案，并開(kāi)放給社會(huì)各界進(jìn)行學(xué)習(xí)、研究。 在今年的國(guó)際檔案日，為響應(yīng)國(guó)家號(hào)召、回應(yīng)行業(yè)需求，中國(guó)基金會(huì)發(fā)展論壇開(kāi)始籌備基金會(huì)檔案館項(xiàng)目，旨在搜集1949年以來(lái)的中國(guó)基金會(huì)為主的公益行業(yè)歷史資料。 中國(guó)的公益行業(yè)也開(kāi)始行動(dòng)起來(lái)，2019年11月22日，中國(guó)基金會(huì)發(fā)展論壇、老?；饡?huì)等發(fā)起了共同倡議，力爭(zhēng)發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，倡導(dǎo)推動(dòng)行業(yè)檔案建設(shè)工作，提升行業(yè)檔案建設(shè)整體水平。同時(shí)倡議共建行業(yè)檔案館，搭建平臺(tái)、保存史料、整合資源、共享信息。 福建恒申慈善基金會(huì)、廣東省和的慈善基金會(huì)、廣東省綠芽鄉(xiāng)村婦女發(fā)展基金會(huì)、老?；饡?huì)和上海真愛(ài)夢(mèng)想公益基金會(huì)等公益組織以身示范，為基金會(huì)檔案館捐贈(zèng)了檔案資料。 公益檔案是行業(yè)的財(cái)富，也是社會(huì)的財(cái)富。檔案專題分享會(huì)是一個(gè)良好的開(kāi)始，開(kāi)啟了檔案建設(shè)的話題，希望由此基金會(huì)行業(yè)更加重視檔案，“檔案見(jiàn)證公益，檔案助力發(fā)展”，不是一句口號(hào)，而是千百個(gè)公益組織共同的行動(dòng)。 鏈接 1. 目前，我國(guó)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)情況如何？ 從國(guó)家檔案局官方網(wǎng)站上的“法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)”一欄可以看出，我國(guó)的檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)主要由檔案法律、行政法規(guī)、部門(mén)規(guī)章、規(guī)范性文件、地方性法規(guī)和各類檔案標(biāo)準(zhǔn)組成。從實(shí)際應(yīng)用和增長(zhǎng)速度上看，檔案規(guī)范性文件和檔案標(biāo)準(zhǔn)在指導(dǎo)實(shí)際工作和發(fā)布數(shù)量上居于主導(dǎo)地位。 2. 目前，我國(guó)慈善行業(yè)的檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)情況如何？ 今年7月份，中國(guó)慈善聯(lián)合會(huì)發(fā)布了關(guān)于征求《慈善組織檔案管理規(guī)范》、《慈善組織項(xiàng)目管理規(guī)范》兩項(xiàng)團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)意見(jiàn)的函，但正式發(fā)布時(shí)間尚未可知。由此可以看出，我國(guó)慈善行業(yè)的檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)工作任重而道遠(yuǎn)。 3. 慈善機(jī)構(gòu)在制定檔案標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)注意哪些問(wèn)題？ 慈善機(jī)構(gòu)在籌劃和制定慈善檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)工作中，應(yīng)在國(guó)家檔案法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，針對(duì)慈善機(jī)構(gòu)類型多樣、管理模式復(fù)雜等行業(yè)特點(diǎn)，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用范圍和目標(biāo)進(jìn)行綜合性考量。在建立慈善檔案標(biāo)準(zhǔn)體系框架基礎(chǔ)上，分階段、分層次地逐步開(kāi)展慈善檔案標(biāo)準(zhǔn)制定工作。 （據(jù)《基金會(huì)檔案實(shí)務(wù)百問(wèn)》） |
科普讀物《基金會(huì)檔案實(shí)務(wù)百問(wèn)》_b.jpg)